كيفية كتابة رسالة رسمية بالعربي

اهمية كتابة الرسائل تُعرَّف الكتابة على أنها من طُرق التواصل البشري، وهي عِبارة عن مجموعة من الأحرُف والكلمات المُترابِطة اصطلاحاً لتكوين معنى مُحدد، وهي طريقة لمتثيل اللُغة أكثر من أن تكون طريقة لتمثيل الفِكر بشكل مُباشر.^[١]

تُعتبر الرسالة عِبارة عن خِطاب أو مُحادثة مكتوبة بين طرفين أو أكثر، وقد كانت كِتابة الرسائل فَنَّاً مُهِماً قبل ظهور التكنولوجيا الحديثة، إذ كانت الوسيلة الوحيدة للتواصل بين الأفراد، من خلال كتابة الرسالة أو طباعتها على الورق، ثم إرسالها إلى الشخص المُراد توجيه هذه الرِّسالة إليه عن طريق البريد أو عن طريق مركز البريد بعد وضعها داخل مُغلَّف أو ظَرف، ومع تطوّر التكنولوجيا أصبحت رسائل البريد الإلكتروني والرسائل النصيَّة وغيرها من الأساليب التكنولوجية الحديثة هي الطريقة الأساسية للتواصل مما غيَّر في طريقة كتابة الرسائل، إلا أنه ما زال من الضروري كتابة الرسائل في العديد من مجالات التواصل الحياتية، مثل رسالة التغطية الخاصة بوظيفة ما (بالإنجليزية: cover letter) أو خطاب قبول الجامعة (بالإنجليزية: college acceptance letter) أو الرسائل التي يرسلها البنك للعملاء، ويُمكن ذكر أهم أنواع الرسائل من خلال ما يلي:^[٢]

• الرسائل الرسمية (بالإنجليزية: Formal Letter): تتميز الرسائل الرسمية باتباعها لنمط وشكل معين، ويندرج تحت هذه الرسائل رسائل العمل، أو الرسائل الموجهة إلى أصحاب السلطة.
• الرسائل غير الرسمية (بالإنجليزية: Informal Letter): تتميز هذه الرسائل بعدم اتباعها لأي نمط أو شكل معين، إذ إنها تحتوي على معلومات شخصية أو محادثة بين طرفين، ويتم كتابة هذه الرسائل للأصدقاء، والمعارف، وغيرهم.
• رسائل الأعمال (بالإنجليزية :Business Letter): تتميز هذه الرسائل بكونها رسمية ذات نمط وشكل معينين، إذ تحتوي على عرض لأسعار مُنتج أو مُنتجات ما، والشكاوي، والمُطالبات، ومجموعة من الخطابات بين الأفرد، وتتم هذه المُراسلات بين المُراسلين التجاريين.
• الكتاب الرسمي (بالإنجليزية: Official Letter): تتميز هذه الرسائل أيضاً بكونها رسمية ذات نمط وشكل معينين، إذ يتم كتابة هذا النوع من الرسائل لإبلاغ كافة الشركة عن معلومات رسمية غالباً ما تكون عن بعض قواعد الشركة، أو لوائح، أو إجراءات، أو أي معلومات أُخرى تخص الشركة.
• الرسائل الاجتماعية (بالإنجليزية: Social Letter): تُعد هذه الرسائل عبارة عن خطاب شخصي تمت كتابته لمُناسبة أو حدث ما، وتكون مثل رسائل التهنئة، ورسائل التعزية، ورسائل الدعوة، وغيرها.
• الرسائل الدائرية (بالإنجليزية: Circular Letter): هي عبارة عن رسائل تُرسل لعدد كبير من الأشخاص لإعلامهم بمعلومة ما، إذ يتم تعميم الرسالة ذاتها على الجميع ليكونوا على علم بنفس الأمر مثل: تغيير العنوان أو تغيير الإدارة، وغيرها من الأمور.
• رسائل التوظيف (بالإنجليزية: Employment Letters): هي رسائل مُتعلِّقة بالتوظيف، مثل رسائل الترقية، أو رسائل الطلب، وغيرها.

طريقة كتابة الرسالة الرسمية بالعربي

في الوقت الحالي يتم استبدال الرسائل الرسميَّة التقليدية عبر البريد بالبريد الإلكتروني، إلَّا أنَّه يتم كتابة الرسائل الرسمية الإلكترونية بنفس نمط وشكل الرسائل الرسمية القديمة، مثل كتابة رسائل إلكترونية خاصة بالأنشطة التجارية،^[٣] أو عند تقديم خِطاب رسمي بهدف الحصول على معلومة، أو التقدُّم لبرنامج أكاديمي، أو وظيفة، أو كتابة خطاب شكوى، أو حتَّى للتعبير عن الرأي بطريقة واضحة وفعَّالة، لذلك يجب التركيز على الأمور التالية عند كتابة رسالة رسمية:^[٤]

• ذكر الهدف من الرسالة في أول فقرة من الرسالة.
• عدم الحياد عن الموضوع الرئيسي للرسالة.
• تجنب اللغة العاميَّة.
• تجنب الكلمات الطويلة.
• الحفاظ على الرسالة قصيرة ومُوجزة.
• أن تكون الرسالة خالية من الأخطاء اللغوية.

من الجدير بالذِّكر أن العنصر الأكثر أهمية لمعرفة طريقة كتابة الرسالة الرسمية هو معرفة تقديم الأفكار بطريقة صحيحة، عن طريق تنسيق هذه الرسالة بالشِّكل الصحيح، ويُمكن اتباع النصائح التالية لمعرفة التنسيق الصحيح للرسائل الرسمية:^[٤]

• العنوان (بالإنجليزية: Heading): يحتوي العنوان على عنوان المُرسل والتاريخ، يُفضل عدم كتابة الاسم ورقم الهاتف أو عنوان البريد الإلكتروني في هذا الجزء، ويقع العنوان في الزاوية اليسرى في أعلى الرسالة.
• العنوان الداخلي (بالإنجليزية: Inside Address): يحتوي العنوان الداخلي على اسم وعنوان الشخص المُستَقبِل للرسالة، وفي حال لم يكُن اسمه معروفاً يُمكن تضمين اللقب الخاص به، ويقع العنوان الداخلي أسفل العنوان بأربعة أسطر تقريباً باستخدام برامج كتابة النصوص.
• التحية (بالإنجيزية: Salutation): تُكتب التحية بعد تَرك سطر واحد أسفل العنوان الداخلي، إذ يعتمد اختيار التحية على معرفة الشخص الذي يتم توجيه الرسالة إليه أم لا، وغالباً ما يتم كتابة العزيز (بالإنجليزية: Dear) يليها اسم الشخص المرسل إليه الرسالة ثم وضع فاصلة (،).
• هيكل الرسالة (بالإنجليزية: Body): يُعد هيكل الرسالة هو الجزء الرئيسي من الرسالة، ويتم كتابته بعد تَرك سطر فارغ بعد التحية.
• الخاتمة والتوقيع (بالإنجليزية: Closing and Signature): وهي نهاية الرسالة، وتكون بعد ترك سطر واحد فارغ بعد هيكل الرسالة، ويُمكن كتابة تفضلوا بقبول فائق الاحترام أو المخلص لك تليها فاصلة (،)، ثُم ترك عِدّة أسطر فارغة وكتابة التوقيع، ويُمكن استبدال الخاتمة بجُمل أقل رسميَّة مِثل أطيب الأماني، أو تحياتي الحارة.^[٣]

أهمية كتابة الرسائل

في القرن التاسع عشر كانت كتابة الرسائل مِن الأمور الأساسية في أوروبا والإمبراطوريات التابعة لها، إذ كانت تُساعد على التواصل العائلي والتجاري والدِّبلوماسي داخلها، واستمر استخدام الرسائل بالزيادة مع الزمَّن مما زاد مِن أهميتها في كافة مناحي الحياة، وعِند دخول مَحو الأُمية مِن قِبل المدارس الاستعمارية أصبحت الرسائل أمراً لا يُستغنى عنه للتواصل، إذ أصبحت وسيلة للتواصل مع القادة، وطلب المُساعدات الطبية، أو وسيلة لتوضيح الأفكار العقائديّة، وغيرها مِن الأمور.^[٥]

أمَّا في الوقت الحالي فتُعتبر كتابة الرسائل مُمتعة، بالإضافة إلى أنَّها تُساعد الأفراد على مُمارسة الكِتابة وتَحسين خط اليد الخاص بهم، كما تُعتبر مهارة أساسية من المهارات التي يجب أن يتعلمها الجميع، فقد يحتاجها الشخص عند كتابة أي رسالة في أي وقت، مِثل كتابة رسالة شكوى، أو رسالة طلب عمل، أو رسالة شكر، أو رسالة تقديم اقتراح وغيرها.^[٦] ويُمكن تلخيص بعض أهم فوائد كِتابة الرسائل بما يلي:^[٧]

• تطوير مهارات التفكير، ومُعالجة الأفكار.
• تنمية مهارات فَن الخط.
• تطوير التواصل الملموس بعيداً عن التصحيح التلقائي أو إرسال الرسائل دون قصد.
• توفير العديد مِن الذكريات الملموسة للفرد